Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Oriana Solutions Inc., éditrice de la plateforme Consorm, recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de son site, de son application et de son service (le « Service »).

Elle s'applique aux renseignements des clients et des utilisateurs du Service, ainsi qu'aux renseignements des visiteurs des sites de nos clients que nous traitons pour le compte de ceux-ci. Elle doit être lue avec nos conditions d'utilisation.

Le responsable du traitement des renseignements personnels visés par la présente politique est Oriana Solutions Inc., ayant son siège à Montréal (Québec), Canada.

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre, pour toute question ou pour exercer vos droits, à l'adresse allo@consorm.ca.

Selon le contexte, nous agissons à l'un des deux titres suivants :

À titre de responsable

à l'égard des renseignements des clients et des utilisateurs qui créent un compte, souscrivent un forfait ou communiquent avec nous. Nous déterminons les fins et les moyens de ce traitement, décrit dans la présente politique.

À titre de mandataire

à l'égard des renseignements des visiteurs des sites de nos clients (les données de consentement), que nous traitons uniquement pour le compte et selon les instructions du client concerné. Pour ces renseignements, le client est le responsable et sa propre politique de confidentialité s'applique.

Renseignements de compte et de facturation

Lorsque vous créez un compte ou souscrivez un forfait, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, l'image de profil associée à votre méthode de connexion, le nom de votre organisation, ainsi que les renseignements de facturation nécessaires. Les renseignements de paiement (numéro de carte) sont traités directement par notre prestataire de paiement et ne sont pas conservés sur nos serveurs.

Renseignements d'utilisation et techniques

Nous recueillons des renseignements techniques liés à votre utilisation du Service, tels que les journaux d'accès, l'adresse IP, le type de navigateur, les identifiants de session, les configurations que vous créez et des données de diagnostic, aux fins de sécurité, de dépannage et d'amélioration.

Données de consentement traitées pour le compte de nos clients

Lorsqu'un visiteur interagit avec la bannière de consentement d'un client, le Service enregistre un registre du choix exprimé. Par souci de minimisation, ce registre repose sur un identifiant pseudonyme et ne contient pas le nom du visiteur. Il peut comprendre :

• un identifiant de consentement pseudonyme et la nature de la décision (acceptation, refus, retrait, préférences enregistrées);
• les catégories de témoins visées et la version de la politique présentée;
• des données de contexte telles que la langue, le pays et la région (province ou État), et le signal de contrôle de la vie privée (GPC);
• un horodatage, une empreinte du navigateur (agent utilisateur) et une empreinte à sens unique (hachage) de l'adresse IP, l'adresse IP en clair n'étant pas conservée.

Nous utilisons les renseignements dont nous sommes responsables aux fins suivantes :

• fournir, exploiter, maintenir et sécuriser le Service et gérer votre compte;
• traiter les paiements, la facturation et l'administration des abonnements;
• répondre à vos demandes, offrir du soutien et vous transmettre des communications relatives au Service;
• prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité, et faire respecter nos conditions;
• améliorer le Service, notamment au moyen de statistiques agrégées ne permettant pas de vous identifier;
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins pour lesquelles vous n'avez pas consenti lorsqu'un tel consentement est requis.

Notre propre application utilise uniquement les témoins strictement nécessaires à son fonctionnement, notamment pour maintenir votre session d'authentification et vos préférences (comme la langue). Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires sur l'application. Vous pouvez consulter et gérer les témoins depuis les réglages de votre navigateur.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer à des prestataires de services (sous-traitants) qui agissent pour notre compte et selon nos instructions, uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service, et qui sont tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité. Nos principaux sous-traitants sont les suivants :

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, pour répondre à une demande d'une autorité compétente, pour protéger nos droits ou la sécurité d'autrui, ou dans le cadre d'une opération commerciale telle qu'une fusion ou une acquisition, auquel cas les renseignements demeurent protégés par la présente politique.

Nous privilégions un hébergement de vos renseignements au Canada. Toutefois, certains de nos sous-traitants peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de procéder à une telle communication, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la Loi 25, et nous encadrons ces transferts par des engagements contractuels assurant une protection adéquate des renseignements.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que la loi l'exige. Les renseignements de compte sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle et pour une période raisonnable par la suite.

Les données de consentement sont conservées pour le compte du client concerné, selon ses instructions et la finalité de preuve du consentement. Lorsqu'un effacement est demandé, nous supprimons l'enregistrement et n'en conservons qu'une preuve d'effacement fondée sur une empreinte à sens unique, sans conserver l'identifiant effacé.

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, techniques et organisationnelles, pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l'accès non autorisé, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des données en transit, le contrôle des accès selon le rôle, le chiffrement des jetons sensibles et la minimisation des renseignements.

Par conception, le Service applique une minimisation stricte des renseignements des visiteurs : l'adresse IP est conservée sous forme d'empreinte à sens unique plutôt qu'en clair, les demandes des visiteurs reposent sur une empreinte de l'adresse courriel, et l'effacement ne laisse qu'une preuve dépourvue de tout identifiant. Aucun système ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• le droit d'accéder à vos renseignements et d'en obtenir une copie;
• le droit de faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• le droit de retirer votre consentement ou de vous opposer à un traitement, lorsqu'applicable;
• le droit à la suppression ou à la cessation de la diffusion de vos renseignements, dans les cas prévus par la loi;
• le droit à la portabilité, soit de recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• le droit d'être informé et de présenter des observations à l'égard d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Pour exercer vos droits, écrivez à notre personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse allo@consorm.ca. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande, et nous y répondons dans les délais prévus par la loi.

Si vous êtes un visiteur du site d'un de nos clients et que vous souhaitez exercer vos droits à l'égard de vos données de consentement, vous devez adresser votre demande à l'exploitant du site concerné, qui en est le responsable. En tant que mandataire, nous prêtons assistance à ce client pour donner suite à votre demande.

Le Service s'adresse à des organisations et à des professionnels et n'est pas destiné aux mineurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs par l'intermédiaire de notre application. Si vous croyez qu'un tel renseignement nous a été transmis, veuillez nous en aviser afin que nous puissions le supprimer.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en diminuer les conséquences et en éviter la répétition, tenons un registre des incidents et procédons aux avis requis auprès des personnes concernées et de la Commission d'accès à l'information, conformément à la Loi 25.

Nous pouvons modifier la présente politique à l'occasion afin de refléter l'évolution du Service ou de nos obligations légales. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de modification importante, nous prenons des moyens raisonnables pour vous en informer.

Pour toute question, préoccupation ou plainte relative à la présente politique ou au traitement de vos renseignements personnels, communiquez avec notre personne responsable à l'adresse allo@consorm.ca. Nous nous engageons à traiter votre demande avec diligence.

Si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée de manière satisfaisante, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).